Of het nu een brainstormsessie, een verkoopgesprek of een opleiding betreft, de juiste zaalopstelling helpt je om de juiste toon te zetten en komt de efficiëntie en productiviteit van je vergadering ten goede. Waar en hoe mensen zitten, en in welke verhouding tegenover de andere deelnemers, bepaalt in grote mate de sfeer van de meeting.
Wij raden aan om jezelf op voorhand de vraag te stellen wat je precies wil bereiken. Is je vergadering instructief en moeten de deelnemers geconcentreerd luisteren? Of organiseer je een brainstormsessie met een creatieve dynamiek en veel interactie? Wil je als presentator autoriteit uitstralen, of wil je net een veilige omgeving creëren waar mensen zich vrij voelen om zich bloot te geven?
Enkele voorbeelden. Een presentator die rechtstaand vooraan een zaal staat, straalt gezag uit. Ga je als presentator neerzitten in een kring of u-vorm, nodigt dat veel meer uit tot participatie en gelijkwaardigheid. Is opperste concentratie vereist, zorg dan dat iedereen voldoende ruimte rond zich geeft, zodat deelnemers minder gestoord worden door elkaars bewegingen. Wil je net groepsgevoel en onderlinge interactie creëren, dan mogen de mensen gerust wat dichter bij elkaar zitten.
Maar hoe kies je nu de juiste opstelling? Aan de hand van ons vergaderkwadrant en drie simpele stappen die we hieronder beschrijven, vind je vast de opstelling die bij je vergadering past!
1. X-as: bepaal de doelstelling van je vergadering
- Wil je de vergaderzaal buitenstappen met een aantal beslissingen of nieuwe ideeën op zak? Denk aan een brainstormsessie, of een meeting waarin een aantal knopen moeten worden doorgehakt. Kijk dan naar de rechterzijde van het kwadrant, want dan is je vergadering productief-gericht.
- Als het vooral de bedoeling is om de deelnemers te informeren, of het nu gaat om een opleiding of een voorstelling van een nieuw product of procedure, kies dan een opstelling uit de linkerhelft van het kwadrant.
2. Y-as: bepaal de stijl van je vergadering
- Wil je als organisator of voorzitter van de vergadering gezag en autoriteit uitstralen? Gaat het om een top-down meeting waarbij beslissingen worden meegedeeld? De opstellingen uit de bovenste helft helpen je om de juiste toon te zetten.
- Is het de bedoeling dat de deelnemers een actieve rol opnemen tijdens de vergadering? Onderaan in het kwadrant vind je enkele opstellingen die de participatie tijdens je meeting zullen stimuleren.
3. Haalbaarheidscheck
De meeste dingen in het leven zijn niet zwart-wit, zo ook het vergaderkwadrant. Voor je definitief je zaalopstelling doorgeeft, controleer of je zaalopstelling compatibel is met deze drie praktische aspecten:
- Aantal deelnemers: een kringgesprek met 100 deelnemers is misschien niet het slimste idee. Niet elke zaal leent zich ook elke opstelling. Informeer je op voorhand goed over de capaciteit en de mogelijkheden van de zaal.
- Hulpmiddelen: wil je een interactieve vergadering, maar is een presentatie absoluut noodzakelijk? Dan is een u-vorm toch beter geschikt dan een carré. Is het belangrijk dat deelnemers iets kunnen noteren? Dan is een theateropstelling misschien toch niet zo handig.
- Break-out mogelijkheden: vaak is het slim om meerdere vergadervormen te combineren, zeker als je een volledige of meerdaagse vergadering inplant. Ga na of er mogelijkheid is om de opstelling tussendoor aan te passen, of als er break-out ruimtes voorhanden zijn om bijvoorbeeld in groepjes op te splitsen of om te pauzeren.
Hulp nodig bij het organiseren van je vergadering?
Het O-Forty team deelt met plezier haar expertise om samen met jou op zoek te gaan naar de best mogelijke opstelling voor je vergadering. In onze 12 vergaderzalen zijn we erg creatief in het uitdenken van de indeling die perfect past bij jou opstelling. In onze sfeervolle lounge en flexruimte zijn er bovendien tal van gratis break-out mogelijkheden.